Quem é a área de eventos em universidades, ou trabalha especificamente com formaturas e colação de grau, está vivenciando um momento de inúmeros cancelamentos e adiamentos da tão esperada cerimônia de colação de grau presencial, né? Para os alunos, esse tipo de celebração significa a concretização de um sonho, efetivado com anos de estudo, esforço e muito comprometimento. Para solucionar essa lacuna no mercado, milhares de universidades no Brasil e no mundo, estão investimento no formato de colação de grau online. Mas você sabe exatamente o que isso significa?
Hoje você vai descobrir o que é, como funciona e como produzir uma cerimônia de colação de grau online, e ainda conhecer todos os benefícios e vantagens em integrar esse formato dentro da sua universidade ou instituição de ensino.
O que é uma colação de grau?
Uma colação de grau é uma cerimônia de encerramento, realizada no último ano de faculdade, que marca a concretização acadêmica de um aluno. Também conhecida popularmente como formatura, ou solenidade de entrega do diploma, a colação de grau é um importante ritual de passagem, de caráter obrigatório, que atesta a outorga de grau, como bacharel ou licenciado em determinada área de atuação.
Para participar da cerimônia de colação de grau, o aluno deve obrigatoriamente ter concluído todas as etapas interpostas por sua instituição de ensino e ter alcançado a aprovação média em todas as disciplinas obrigatórias dispostas na grade curricular, além da aprovação final no trabalho de conclusão de curso (TCC).
O que é uma colação de grau online?
A colação de grau online ou formatura virtual, nada mais é do que uma cerimônia de encerramento acadêmico, realizada em um formato virtual ou híbrido, com inúmeras possibilidades de interação. Esse tipo de evento, segue todos os parâmetros e rituais padrão de uma colação de grau presencial. Todo o roteiro é conduzido da forma tradicional, seguindo as etapas pré-estabelecidas e já esperadas neste tipo de cerimônia: Aberturas solenes, hino nacional, juramentos, discursos e homenagens.
O grande diferencial de uma colação de grau online, está no modelo e formato escolhido, já que neste caso, toda a celebração acontece de forma virtual, sem a presença dos formandos em um espaço físico. Já o mestre de cerimônias ou apresentador da colação, pode ser alocado em um estúdio profissional para realizar a condução do evento, interagindo ativamente com professores, reitores, alunos e familiares durante a transmissão ao vivo.
Como funciona uma colação de grau online?
No caminho oposto a colação de grau presencial, o funcionamento de uma colação de grau virtual pode ser muito simples e fácil de organizar, afinal, no modelo digital ou híbrido, não é necessário investir muito tempo procurando uma super infraestrutura com palco, cadeiras, salão, decoração, mão de obra terceirizada. Nem mesmo realizar um investimento prévio com a locação de roupas de formatura como becas, capelos e acessórios complementares.
O único pré-requisito fundamental, é que todos os formandos e participantes tenham acesso à uma internet de boa qualidade e estejam conectados no aplicativo ou plataforma selecionada no dia e horário informado.
Geralmente, as transmissões ao vivo para colação de grau online são realizadas de forma simultânea, com alunos, professores e apresentadores em plataformas integradas, como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, StreamYard, interagindo em tempo real em salas e chats exclusivos e personalizados para aquele momento.
Já os amigos e familiares, podem acompanhar e assistir toda a cerimônia através uma live gerada nas redes sociais (Instagram e Facebook) ou via Youtube.
O funcionamento geral de uma colação de grau online, segue os mesmos parâmetros de uma colação de grau presencial, seguindo rigorosamente todos os critérios e rituais de praxe da cerimônia, com um roteiro tradicional, confira:
- Abertura de solenidade com mestre de cerimônias;
- Mesa de honra;
- Homenageados da noite;
- Aparecimento do paraninfo e formandos;
- Hino nacional;
- Deferimento do grau;
- Juramentos;
- Nomeação dos diplomas;
- Discurso do orador;
- Discurso do paraninfo;
- Entrega “simbólica” das placas aos homenageados;
- Leitura de textos;
- Encerramento.
Uma colação de grau remota pode ser igualmente interativa, emocionante e divertida, como uma colação de grau presencial, basta saber realizar um bom planejamento, um cronograma assertivo das atividades, e criar um roteiro da cerimônia com uma transmissão ao vivo que ofereça recursos imersivos e interativos aos alunos e convidados.
Como é feita a entrega do diploma em uma colação de grau remota?
Um dos momentos mais esperados pelos alunos, a entrega oficial do diploma, pode ser realizada via e-mail ou por intermédio dos correios uma semana antes da data oficial para colação de grau. As assinaturas oficiais devem ser realizadas e acordadas direto com a universidade e os alunos podem receber os famosos “canudos” simbólicos para exibição no dia da colação de grau online.
Colação de grau online: Vantagens e benefícios
Os benefícios gerados por uma colação de grau online são grandiosos, tanto para as universidades, quanto para a dinâmica de professores, alunos e convidados. Além das vantagens já exploradas, é importante entender a capacidade e todo potencial que uma transmissão ao vivo, interativa e super diferenciada pode gerar dentro de um formato inovador, como o modelo híbrido criado para esse tipo de evento. Confira:
- Redução exponencial com custos diretos e indiretos: Geralmente os custos com eventos presenciais, como uma colação de grau por exemplo, podem ser exorbitantes, afinal, existe um investimento direto em infraestrutura, mão de obra, equipamentos, tecnologia, locomoção, transporte, vestimentas, decoração, coquetéis, e diversos detalhes que compõem os investimentos financeiros. Com o formato online, esses custos são eliminados e centralizados apenas em três recursos essenciais: empresa de transmissão ao vivo, estúdio profissional e gerenciamento técnico completo.
- Sua colação de grau sem fronteiras: Um dos recursos mais potentes de uma colação de grau online, com certeza é a possibilidade de quebrar as barreiras geográficas e tornar a cerimônia muito mais acessível e disponível para convidados, palestrantes, amigos e familiares em qualquer lugar do mundo.
- Dinamismo e interatividade: Com a proposta dos eventos online, é possível realizar inúmeros tipos e formatos de interação online, em uma proposta dinâmica, tecnológica e diferenciada através de soluções inovadoras e recursos tecnológicos exclusivos para tornar a experiência final do aluno muito mais imersiva.
- Praticidade : Oferecer praticidade ao público é um fator determinante para a sua colação de grau ser um grande sucesso. Isso porque é possível acompanhar todos os momentos do evento no conforto de suas casas ou escritórios, interagir, realizar conexões e absorver as mesmas informações de um evento presencial, além de reduzir os custos dos próprios participantes com deslocamentos e hospedagens. Flexibilizar o tempo das pessoas é um grande acerto no mundo dos eventos.
- Flexibilidade: Já viu um evento ser cancelado por motivos de “força maior”? como chuvas, alagamentos, problemas com infraestrutura, entre outros? Ao produzir uma colação de grau online esses problemas são automaticamente descartados. Afinal, ninguém vai precisar se indispor a essas eventualidades para participar da sua cerimônia. Além de ser muito mais vantajoso, o formato online ainda integra a possibilidade do seu evento ser gravado e disponibilizado durante qualquer período do ano.
Esses são apenas alguns dos inúmeros benefícios gerados através da produção de um bom evento virtual. Confira todas as vantagens em investir em um evento online
Como fazer uma colação de grau online? 6 passos para organizar a sua
1 – Escolha o formato ideal para a sua colação de grau online:
Está em dúvida sobre o modelo híbrido ou 100% online? Pense na estrutura da colação de grau e escolha o formato mais adequado para a sua necessidade. No formato totalmente remoto, até mesmo o mestre de cerimônias ou apresentador conduzirá todas as etapas à distância. Já em um formato híbrido, como na imagem, será possível gerar mais interações entre participantes, convidados e alunos com um apresentador introduzido em um estúdio profissional personalizado para aquele momento.
2- Defina uma data e horário adequado: esse passo será determinante para garantir um evento online mais efetivo, afinal, é possível escolher uma data mais abrangente para todos e fugir de datas com feriados, emendas ou qualquer dia que gere empecilhos para a colação.
3- Faça um planejamento, roteiro e um cronograma da sua colação de grau remota: Tudo que vai acontecer durante a colação de grau precisa estar claro em um roteiro e também aplicado adequadamente em um cronograma. Marque tudo! Horário de início, fim, horário com entrada do hino nacional, juramentos, depoimentos e todos os processos corriqueiros de uma colação de grau. Não deixe nada passar!
4 – Realize uma comunicação assertiva com alunos, docentes e convidados: Após definir a data, o formato e ter o cronograma em mãos, chegou a hora de avisar a todos sobre o grande evento. Vale canalizar o seu tempo enviando uma comunicação eficiente, com e-mails descritivos sobre o evento, para todos os alunos, professores , colaboradores e convidados. Nesse e-mail, explique exatamente como vai funcionar a celebração e peça para todos criarem um lembrete geral com o dia e horário da transmissão ao vivo.
5. Contrate uma equipe especializada em transmissão ao vivo de eventos online: esse será um dos únicos investimentos que a sua universidade terá com uma transmissão de grau online, portanto, não meça esforços para contratar a melhor. Procure por equipes especializadas e qualificadas no segmento, com um grande nohall de experiências, soluções tecnológicas, infraestrutura e organização. Lembre-se que o sucesso da sua transmissão dependera integralmente dessa empresa, portanto é importante pesquisar.
Faça sua colação de grau com especialistas
Para realizar sua colação de grau virtual sem dor de cabeça e com segurança digital, é preciso contar com uma equipe multifuncional composta por profissionais especialistas em transmissões ao vivo e eventos corporativos.
A Cross Host possui mais de 17 anos de experiência desenvolvendo soluções estratégicas para o Streaming Corporativo e Eventos Online de forma inovadora e totalmente personalizada.
Conte com a infraestrutura de 4 estúdios profissionais modernos e atualizados, equipamentos de ponta, iluminação profissional, sonorização completa, câmeras robóticas, cenários digitais customizados, vídeos personalizados, camarim exclusivo para troca de roupa do apresentador, suporte integral durante toda a sua transmissão e recursos exclusivos de interação para todos os alunos.
Nosso principal objetivo é oferecer uma experiência totalmente imersiva e divertida para que você e seus alunos, professores, convidados e colaboradores desfrutem de uma experiência agradável em um momento tão importante como esse.
Estamos preparados para oferecer todo o suporte necessário antes, durante e após a produção da sua colação de grau. Contamos com soluções inovadoras e um nohall abrangente de grandes universidades que já criaram momentos especiais online conosco.
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