Quem trabalha com eventos entende como é importante criar um roteiro bem estruturado para auxiliar em todas as etapas e processos da construção de um projeto. Com os eventos online não é diferente, o roteiro continua sendo uma peça importante e super fundamental para alcançar um resultado positivo. Criar um roteiro para um Evento Online permite visualizar todas as etapas do evento de maneira muito mais objetiva, tornando ajustes e alinhamentos fáceis de serem aplicados.

Qual a importância do roteiro para um Evento Online?

Sabemos que eventos podem ser imprevisíveis, inclusive aqueles realizados no formato online, portanto, é super importante ter o planejamento desse evento integralmente consolidado de maneira fácil e visual em um bom roteiro, para saber trabalhar com acontecimentos adversos e solucionar problemas de forma simples e eficaz.

Criar um roteiro para um Evento Online minimiza riscos e proporciona uma dimensão generalista do tempo utilizado para cada processo do evento, como:

Tempo e duração do processo de montagem do evento;
Estimativa acerca da duração do Evento Online;
Abertura e encerramento do evento;
Palestrantes e tempo para perguntas abertas;
Desmontagem, entre outros…

Quando mais completo for o seu roteiro para um Evento Online, mais simples será a organização dele no grande dia. Dessa forma, você conseguirá antecipar possíveis falhas e poderá fazer ajustes em toda a programação do seu Evento Online, prevendo possíveis problemas e realizando alterações de forma adequada antes do prazo estabelecido.

Outro ponto super importante, é sempre adaptar esse roteiro ao formato do seu Evento. No caso do Evento Online por exemplo, não existe credenciamento, mas esse processo é substituído pela checagem de quantidade de participantes que já estão online para iniciar a transmissão de forma eficiente. Um roteiro para um Evento Online precisa ser ainda mais preciso, já que você precisará resolver quase tudo de forma remota para garantir que tudo ocorrerá no tempo exato de transmissão.

Mas calma, respira! Nós vamos te ajudar. Reunimos as principais dicas e técnicas para que você consiga produzir um super roteiro para um evento online de sucesso.

Como criar um roteiro para um Evento Online? Passo a passo para criação de um roteiro

No último ano os Eventos Online ganharam grande visibilidade. Com a Pandemia em evidência e o distanciamento social como medida de segurança, as empresas encontraram nos Eventos Online a solução ideal para continuarem se comunicando e se relacionando com o seu público.

Com um alcance muito maior que os eventos presenciais e com custos muito menores, os Eventos Online e suas transmissões simultâneas acopladas de tecnologia se apresentaram ao mercado como a melhor ferramenta de interação, relacionamento e networking do momento. Porém, muitas empresas ainda colocam tudo a perder deixando de construir um eficiente roteiro para um evento online. Veja passo a passo como montar o seu:

Defina os objetivos do seu Evento Online [passo 1]

Assim como qualquer outro, os eventos online precisam de um direcionamento e um objetivo concreto. Escreva em seu roteiro as necessidades primordiais do evento e estabeleça as características desse encontro virtual. Se a ideia for por exemplo lançar um produto ao seu público, pode ser interessante incluir um vídeo mostrando as características desse produto em um vídeo impactante na abertura. A regra é adaptar o seu objetivo e definir as nuances do evento online.

Detalhe toda programação do seu Evento Online [passo 2]

Personalize uma programação com o maior número de informações possíveis sobre o seu evento online. Esse é um dos pontos mais importantes do roteiro. Não deixe passar nada. Veja abaixo um exemplo:

Inclua horários de montagem e desmontagem;
Cheque a iluminação do evento online;
Teste o áudio da sua transmissão;
Personalize um cenário adequado ao seu evento;
Inclua datas para testes finais antes da transmissão ao vivo;
Confira a quantidade de participantes inscritos antes da transmissão;
Defina o tempo de fala de cada participante em perguntas abertas no ao vivo;
Defina o tempo correto para cada palestrante;
Planeje a ordem em que cada palestrante entrará ao vivo;
Separe materiais complementares com antecedência (vídeos, Power point). Alinhe com a empresa que fará a transmissão o momento certo que esses materiais precisam aparecer;
Planeje uma identidade visual para o seu evento online com vinhetas e GC’s criativos;
Planeje início, meio e fim do evento;
Inclua TODOS os processos do evento nessa programação, não deixe passar nada.

Aqui os detalhes farão toda diferença, inclua tudo que está previsto para acontecer do início ao fim e o tempo de cada processo.

Crie um roteiro criativo para a apresentação do Evento Online [passo 03]

Crie um texto de apoio para guiar o apresentador durante todo o evento online. Garanta que nenhuma informação relevante fique de fora, ok? O apresentador não precisa se limitar ao roteiro, porém, é importante compor um roteiro de apresentação para momentos-chave como introdução e encerramento, e também para a possibilidade do apresentador ter um “branco” quando estiver ao vivo. É sempre bom se prevenir.

Escolha uma empresa experiente para transmitir o seu Evento Online

Antes de pensar em produzir um evento online, é importante ter em mente que tudo dependerá da transmissão ao vivo desse evento, portanto, invista na qualidade do seu evento e pesquise bastante antes de contratar uma empresa especialista. Antes de fechar um contrato, entenda se essa empresa de transmissão ao vivo possuí estúdios próprios para facilitar a sua transmissão, ou se precisará locar um espaço.

Outra coisa que você não pode deixar de conferir é a estrutura audiovisual que essa empresa possuí, entenda sobre os equipamentos, questione se eles possuem um gerador de energia para o caso de qualquer instabilidade e se atuam com diferenciais como câmeras robóticas, painéis de LED, entre outros. A dica é: pesquise muito bem!

Planeje um encerramento para o seu Evento Online

Planeje um conteúdo diferenciado para deixar o público motivado — uma mensagem inspiradora ou um vídeo são algumas sugestões para isso. Outra dica é aproveitar a finalização do encontro para incentivar os participantes a colocarem a mensagem do evento em prática, compartilharem o conteúdo com amigos ou colegas de trabalho, entre outras ações.

Gostou das dicas para criar um roteiro para um evento online? Que tal aplicá-las agora mesmo ? Enquanto você não inicia o seu planejamento e o seu roteiro, vale a pena complementar a leitura com esse outro post e aprender como transformar seu evento presencial em um evento digital de sucesso.

A Cross Host é especialista em transmissão ao vivo de eventos online e possui uma infraestrutura completa com estúdios, equipamentos e os melhores profissionais do mercado para transformar o seu evento online em uma experiência única. Se interessou? Converse com um especialista e tire todas as suas dúvidas