Chegou a hora de fazer o seu planejamento de eventos. É importante cumprir com todas as etapas para que a sua ideia saia conforme o esperado.

O planejamento e a pré-produção são as duas etapas que antecedem o início dos preparos. Elas são fundamentais para definir e coordenar as próximas ações, guiando o seu evento rumo ao sucesso.

 

Passo a passo do planejamento de eventos

Seja para eventos online ou presenciais, tudo começa com um planejamento, que é quando efetivamente a sua ideia começa a tomar forma. Para começar, você precisa definir:

• Quem é o seu público-alvo;
• Quais temas serão abordados;
• Quem são os convidados;
• Data e hora;
• Orçamento;
• Locação (para eventos híbridos ou presenciais);
• Estrutura tecnológica;
• Formato do evento: online ou híbrido;
• Duração do evento;
• Definição de equipe;
• Levantamento da logística.

Nessa etapa é interessante também aplicar o conceito de Golden Circle. Se trata de uma estratégia em que você precisa responder basicamente a três perguntas para estruturar o seu evento:

• O que é o seu evento?
• Como ele será executado?
• Por que ele precisa acontecer?

Assim você consegue entender com mais clareza quais são as motivações por trás do evento e consegue pensar nas demandas para colocá-lo de pé.

 

Cronograma e orçamento

Provavelmente, essas são as duas coisas mais importantes para que o planejamento de eventos dê certo.

Cronograma

O cronograma deve ser pensado para que tudo seja cumprido até a data em que o evento acontecerá. Uma sugestão é pensar em um cronograma reverso, contando retroativamente os dias desde a data do evento até atualmente.

Assim, você define quando cada coisa precisa estar pronta e considera quanto tempo tem para encontrar as soluções necessárias. Quando tiver um cronograma fechado, distribua-o entre todos da produção.

Orçamento

Alguns pontos são básicos na hora de definir orçamento. Marketing e estrutura tecnológica, por exemplo, devem aparecer dentre as prioridades. Então, organize uma lista por ordem de importância.

Verifique o que não é crucial e pode ser cortado ou reduzido. Assim você monta um orçamento condizente com a realidade e que não seja tão exorbitante.

Defina estratégias de comunicação

As estratégias de comunicação serão utilizadas para que o seu evento seja devidamente divulgado. Para isso, você precisa pensar quais são os canais mais adequados para se comunicar com o seu público.

Algumas sugestões são:

• Postagens em redes sociais; 
• Veiculação de anúncios digitais; 
• Criação de hotsite dedicado;
• Trabalho direcionado de e-mail marketing para os participantes. 

Escolha também a linguagem adequada, aquela que possa de fato cativar a sua audiência e consiga transmitir as mensagens com mais clareza e eficiência.

A utilização de conteúdo interativo, que gere engajamento e estimule o seu público a participar das enquetes e pesquisas é uma boa escolha.

 

Dia do evento

No dia do evento é crucial checar tudo com antecedência. Verifique se a conexão está funcionando, se todos receberam o roteiro, confirme as atrações e verifique os contatos com todos os participantes.

Preveja alguns problemas que podem ocorrer – como a queda de conexão – e mantenha planos de ação emergenciais para garantir que tudo saia conforme o esperado.

Lembre-se de que a infraestrutura tecnológica é determinante para a condução de um evento online. Falhas podem dispersar a audiência fazendo com que os espectadores percam o interesse.

 

Ações pós-evento

Engana-se quem pensa que o trabalho termina quando o evento acaba. Na verdade, existem ainda ações pós-evento que precisam ser postas em prática.

É hora de analisar os dados e verificar como foi a recepção do público. Incluir isso no planejamento de eventos é importantíssimo pois te ajudará a identificar se o seu evento correu como o esperado e se alcançou o público desejado.

Para tanto, utilize algumas métricas essenciais, tais como:

• Quantas pessoas participaram?
• Como o público se comportou? Houve interação?
• O dia e o horário foram adequados?
• Os conteúdos e a forma de comunicação foram bem aceitos pelo público?
• Por quanto tempo e em quais páginas os participantes navegaram?
• O formato escolhido para o evento foi ideal?

A análise desses dados tem duas finalidades principais: verificar o sucesso do evento e identificar pontos de melhorias para uma nova edição. Então, deve-se pensar nesses pontos já no planejamento e incluí-los no cronograma.

 

Faça um Checklist para não esquecer de nada

É difícil pensar em todos os detalhes e fazer o planejamento de eventos sem deixar nada de fora. Porém, para facilitar isso, a dica é usar um checklist. Ele te ajudará a perceber caso alguma coisa precise ser organizada ou providenciada antes do evento.

Mas, o mais importante na hora de fazer o planejamento de eventos é entender exatamente o que você quer abordar e definir quais são os meios para alcançar os resultados esperados.

Estruture o seu evento com antecedência para conseguir pensar em ações que atendam a sua demanda e satisfaçam o seu público-alvo.

 

 

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